Zeiterfassung für Arztpraxis und Gesundheitswesen
Mehr Zeit für Ihre Patienten
Die Zeiterfassung für die Arztpraxis muss sich nach dem Takt der Sprechstunde richten, nicht umgekehrt. In einer Arztpraxis verschiebt sich der Feierabend mit dem letzten Termin, ein Teil des MFA-Teams arbeitet in Teilzeit, und die Arbeitszeit endet selten dort, wo der Dienstplan sie vorgesehen hat. Eine digitale Zeiterfassung muss diese Arbeitszeiten zuverlässig erfassen und dabei so einfach bleiben, dass sie zwischen Empfang und Behandlungszimmer wirklich genutzt wird.
Timemaster erfasst die Arbeitszeiten Ihres gesamten Teams: in der Arztpraxis am Empfang, im ambulanten Pflegedienst unterwegs und in der Verwaltung einer Klinik am Rechner. Gebucht wird am Terminal, im Browser oder per App, ausgewertet werden die Zeiten zentral und nach denselben Regeln. Arztpraxen, Zahnarztpraxen und Pflegeeinrichtungen nutzen dieselbe Zeiterfassung, und zwar unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende sie beschäftigen. Der Einstieg ist für Arztpraxen bewusst einfach gehalten: anmelden, Arbeitszeiten hinterlegen, buchen.
PFLICHT UND VERANTWORTUNG
Ist Zeiterfassung in der Arztpraxis Pflicht?
Ja. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeder und jedes Beschäftigten müssen aufgezeichnet werden, dazu die Pausen. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 gilt das für jede Arztpraxis, für Zahnarztpraxen, für Pflegedienste und für jede andere Einrichtung im Gesundheitswesen, unabhängig von der Größe des Teams. Grundlage ist die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung 
, die gesetzlich für Unternehmen und für Arztpraxen gleichermaßen gilt. Eine Ausnahme wegen der Betriebsgröße gibt es nicht.
Die Verantwortung dafür liegt bei der Praxisleitung. Sie muss belegen können, wie lange gearbeitet wurde, dass die Pausen eingehalten wurden und dass die Arbeitszeiten über die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Bei einer Prüfung durch den Zoll oder die Rentenversicherung zählt die Dokumentation, nicht die Erinnerung. Genau diese Aufgabe nimmt Ihnen eine digitale Arbeitszeiterfassung ab: Jede Buchung wird automatisch festgehalten, nachträgliche Korrekturen bleiben nachvollziehbar, und die Auswertungen lassen sich revisionssicher ausgeben.
Weil es dabei um Arbeitszeiten von Mitarbeitenden geht, gelten für diese Daten dieselben Sorgfaltspflichten wie für Patientendaten. Wo die Daten liegen, entscheiden Sie selbst. Timemaster ist DSGVO-konform und wird in Deutschland entwickelt: in der Cloud liegen die Daten bei uns, mit Timemaster LOCAL auf einem Server in Ihrer eigenen Praxis. Wer welche Zeiten sehen darf, steuern Sie über Rollen und Rechte.
MINUTENGENAU STATT GERUNDET
Warum pauschale Rundungen nicht mehr zulässig sind
Aufgezeichnet werden muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Wer die Zeiten pauschal auf die nächste Viertelstunde rundet, dokumentiert nicht mehr, was gearbeitet wurde. Gerade in Arztpraxen fällt das ins Gewicht: Die Sprechstunde zieht sich um zehn Minuten, die Vorbereitung beginnt zwölf Minuten früher, und über einen Monat summieren sich diese Minuten zu Stunden, die niemand belegen kann.
Die Zeiterfassung von Timemaster arbeitet deshalb minutengenau. Jede Buchung trägt die tatsächliche Uhrzeit, Pausen werden automatisch abgezogen, und das Zeitkonto stimmt am Monatsende ohne Nacharbeit. Wenn in Ihrer Praxis eine Rundung vereinbart ist, lässt sie sich einstellen – sie ist eine Option, kein Automatismus. Am schnellsten geht das Buchen am Zeiterfassungsterminal direkt am Empfang, weil dort niemand erst ein Gerät entsperren muss.
Das ist zugleich der Punkt, an dem sich Vertrauen entscheidet. Wenn Ihr Team weiß, dass jede Minute korrekt in die Zeiterfassung eingeht, verschwindet die Diskussion über Stundenzettel aus dem Praxisalltag – und die Abrechnung am Monatsende wird für alle Beteiligten einfacher.
PRAXIS, PFLEGE UND KLINIK
Terminal am Empfang, App unterwegs, Browser auf Station
In Arztpraxen, Pflegediensten und Kliniken arbeiten selten alle am selben Ort, deshalb bietet Timemaster drei Wege der Zeiterfassung. Am Empfang der Arztpraxis steht das Terminal: Das MFATeam bucht mit Transponder, einfach und berührungslos in Sekunden, ohne Anmeldung und ohne eigenes Gerät. Das Terminal hat einen eigenen Speicher, sodass bei einem Netzausfall keine Buchung verloren geht.
Der ambulante Pflegedienst erfasst seine Arbeitszeiten unterwegs per App, vor der ersten Tour und nach der letzten. Fehlt das Netz, speichert die App die Buchung und überträgt sie automatisch, sobald wieder Verbindung besteht. In der Verwaltung und auf Station wird im Browser am Rechner gebucht. Alle drei Wege der Zeiterfassung per App , am Terminal und im Browser laufen in dieselbe Auswertung.
Wichtig ist uns dabei ein Punkt, den Praxen aus dem Alltag kennen: Bei Timemaster gibt es keinen App-Zwang. Wer kein dienstliches Smartphone hat oder keines nutzen möchte, bucht am Terminal. Über 90 Prozent unserer Kundinnen und Kunden setzen mindestens ein Terminal ein – die echte Stempeluhr und die moderne Cloud gehören bei uns zusammen und werden nicht gegeneinander ausgespielt. Mit dem Terminal Pro sehen Ihre Mitarbeitenden zusätzlich ihr Zeitkonto und ihre Urlaubstage direkt am Gerät, ohne sich dafür an einen Praxisrechner zu setzen.
Praxisbeispiel: Zeiterfassung für die Arztpraxis
Praxisbeispiel: Zeiterfassung für die Arztpraxis
Die Ergebnisse nach Einführung:
- Amortisation nach 6 Monaten
- Reduktion der Kosten beim Steuerberater
- 95% weniger Fehler
- 80% Zeitersparnis bei der Abrechnung
TEILZEIT UND SCHICHTEN
Arbeitszeitmodelle vom Praxisteam bis zum Schichtdienst
Kaum eine Arztpraxis kommt mit einem einzigen Arbeitszeitmodell aus. MFA arbeiten in Teilzeit, an festen Wochentagen oder in wechselnden Tagesabfolgen, dazu kommen die langen Sprechstunden am Dienstag und der kurze Freitag. In Timemaster hinterlegen Sie diese flexiblen Arbeitszeitmodelle einmal, danach rechnet die Zeiterfassung die Sollzeiten, die Zeitkonten und die Zuschläge automatisch.
Im Pflegedienst und in Pflegeeinrichtungen ist der Schichtbetrieb der Normalfall. Timemaster bildet Schichten in beliebig vielen Schichtgruppen ab und stellt sie als digitale Schichtpläne grafisch dar: Sie ordnen Mitarbeitende einer Schicht zu, stellen Schichten tageweise oder allgemein um und hinterlegen je Schicht eigene Arbeits- und Pausenregeln. Die Schichtzeiten werden erfasst und ausgewertet
wie jede andere Arbeitszeit. Diese Funktion liegt im Paket GO Premium beziehungsweise im Schicht-Modul von Timemaster LOCAL.
Am Monatsende sehen Ihre Mitarbeitenden ihren Zeitsaldo selbst, statt in der Praxisleitung nachzufragen. Die Auswertungen der Arbeitszeiten lassen sich einfach als PDF, CSV oder Excel ausgeben und direkt per E-Mail an Ihre Steuerkanzlei versenden.
Webinar für Arztpraxen (Aufzeichnung)
Zeiterfassung effizient
und alltagstauglich nutzen
Wie lässt sich die Zeiterfassung in Ihrer Praxis einfacher, sicherer und effizienter gestalten?
In unserem praxisorientierten Webinar zeigen wir Ihnen anhand konkreter Beispiele, wie Sie Timemaster optimal in den Arbeitsalltag Ihrer Arztpraxis integrieren – mit Fokus auf MFA, Verwaltung und Ärzt:innen.
Profitieren Sie von cleveren Tipps, bewährten Workflows und Funktionen, die Ihnen spürbar Zeit sparen. Ob Urlaubsanträge, Schichtplanung oder mobile Zeiterfassung bei Hausbesuchen – wir zeigen Ihnen, wie’s geht.
PLANUNG UND GENEHMIGUNG
Urlaub und Abwesenheiten ohne Zettel
In einem Praxisteam mit Mindestbesetzung fällt jede Abwesenheit sofort auf, deshalb gehört die Abstimmung nicht auf einen Zettel am Empfang. Ihre Mitarbeitenden beantragen Urlaub digital im System, die Genehmigung läuft im selben Vorgang, und der Antrag ist danach nachvollziehbar abgelegt. Über Gruppen und Gruppenhierarchien lässt sich der Weg mehrstufig abbilden, wenn die Praxisleitung und eine leitende MFA beteiligt sind.
Alle genehmigten Abwesenheiten stehen anschließend im Kalender und in der Urlaubsplanung, sodass die Vertretung planbar wird, bevor die Sprechstunde beginnt. Der Urlaubsanspruch wird automatisch fortgeschrieben, Resturlaub und Übertrag eingeschlossen. Frei definierbare Abwesenheitsgründe decken Fortbildung, Kur und Sonderurlaub ab, ohne dass jemand eine eigene Liste pflegen muss.
Für Arztpraxen besonders praktisch: Krankmeldungen werden als Abwesenheit erfasst, und die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung lässt sich im System bearbeiten. Was Sie für Ihre Patientinnen und Patienten längst digital ausstellen, verwalten Sie damit für Ihr eigenes Team im selben Zug. Die eAU-Bearbeitung ist im Paket GO Premium enthalten, bei Timemaster LOCAL über das eAU-Modul.
STIMMEN AUS DER PRAXIS
Das sagen Praxen und Pflegeeinrichtungen
Häufig gestellte Fragen
FAQ zum Gesundheitswesen
Wie unterstützt die Zeiterfassungssoftware die täglichen Abläufe in meiner Arztpraxis?
Die Timemaster Zeiterfassung ermöglicht eine präzise und flexible Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter, sowohl mobil als auch stationär. Dies fördert die Effizienz der Abläufe und stellt sicher, dass Sie jederzeit den Überblick über die Einsatzzeiten Ihres Teams haben, sodass Sie mehr Zeit für die Patientenversorgung gewinnen.
Wie wird die Urlaubsplanung in einer Pflegeeinrichtung mit der Zeiterfassungssoftware umgesetzt?
Mit dem Workflow-Modul bietet Timemaster ein integriertes Antragswesen, dass es Mitarbeitern ermöglicht, Urlaubsanträge schnell und unkompliziert zu stellen. Dadurch behalten Sie die Übersicht über Urlaubsansprüche und -genehmigungen, was die Planungssicherheit erhöht und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert.
Welche Vorteile bietet die monatliche Stundenauswertung für mein Klinikpersonal?
Die monatliche Stundenauswertung ermöglicht Ihnen eine detaillierte Analyse der Arbeitszeiten Ihres Klinikpersonals. Sie können Überstunden und Engpässe frühzeitig erkennen und datenbasierte Entscheidungen zur Optimierung des Personaleinsatzes treffen, was zur Effizienzsteigerung in Ihrer Klinik beiträgt.
Kostenlos in der Cloud testen
Überzeugen Sie sich von der Funktionalität und der Planungsmöglichkeit in Timemaster GO.
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- 4 Wochen kostenlos testen
- keine Mindestlaufzeit
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Wir sind für Sie da, wenn Sie uns brauchen
Timemaster ist einfach und intuitiv bedienbar. Dennoch ist nicht jede Praxis gleich und es können unterschiedlichste Anforderungen an die Zeiterfassung vorliegen.
Wir beraten Sie gerne und helfen bei der Lösung Ihrer Anwendungsfälle.
Markus Siepmann
Beratung
Sarah Scherz
Beratung
Oder kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung unter:
+49 491 6008-461